36協定の上限を超えない勤怠管理｜特別条項と違反リスクを解説

36協定を毎年届け出ていても、残業時間の上限を実際に超えていないかは別の問題です。
上限規制には、特別条項を付けても超えられない壁があり、違反すれば罰則の対象になります。

ただし、上限を守れるかどうかは、協定を結ぶことよりも日々の勤怠管理で決まります。
この記事では、36協定の上限と特別条項、違反となる主なケース、見落としやすい複数月平均80時間の管理、そして上限を超えさせない体制までを整理します。

36協定の基本と上限規制｜押さえるべき「超えてはいけない数字」

36協定は、法定労働時間（1日8時間・週40時間）を超える残業や法定休日の労働をさせるために、会社と労働者側が結び、労働基準監督署へ届け出る労使協定です。労働基準法36条が根拠で、正式名称は「時間外労働・休日労働に関する協定」です。この協定がないまま残業させると、それ自体が違法になります。

ここで押さえたいのは、36協定を結べば残業をいくらでもさせてよいわけではない点です。
残業時間には上限があり、原則は月45時間・年360時間です。

この上限は、もともと国の告示でしたが、2018年の法改正で法律に格上げされ、罰則付きになりました。大企業は2019年4月、中小企業は2020年4月から適用されています。

月45時間・年360時間は、単なる目安ではありません。特別条項を結んでいない場合、この数字を超えた時点で違法な残業になります。まずは、この境界線を社内で共有しておく必要があります。

36協定の特別条項｜上限の範囲と適用を判断するポイント

繁忙期などで、どうしても月45時間や年360時間に収まらないことがあります。
その例外を可能にするのが、特別条項付きの36協定です。ここでは、適用できる事情、超えられない上限、年6回の数え方、運用上の注意を順に整理します。

特別条項を適用できる事情

特別条項は、月45時間を超える残業を常に認める仕組みではありません。
通常予測できない業務量の大幅な増加など、臨時的な特別の事情がある場合に限って適用できる例外です。決算対応や大規模なクレーム、機械・システムの重大なトラブルなどが想定されます。

一方、恒常的な人手不足や、毎月繰り返される通常業務の増加を理由に適用することは適切ではありません。「業務上必要なとき」「繁忙期のため」といった曖昧な理由ではなく、どのような事情が生じた場合に適用するのかを36協定に具体的に定める必要があります。

特別条項でも超えられない上限

特別条項を付けても、超えられない天井があります。時間外労働は年720時間以内、月45時間を超えられるのは年6か月まで、そして時間外労働と休日労働の合計が単月100時間未満・複数月平均80時間以内です。

また、法律上の上限以内であっても、自社の36協定で定めた時間を超えることはできません。たとえば、特別条項の月間上限を80時間と定めている場合、時間外労働が85時間になれば、単月100時間未満でも協定の範囲を超えます。法律上の上限と、自社で定めた上限のうち、より厳しい基準を守らなければなりません。

「年6回」の正しい数え方

「年6回」は、特別条項の手続きを行った回数ではなく、実際の時間外労働が月45時間を超えた月の数で判断します。46時間の月も90時間の月も、それぞれ1か月として数えます。従業員ごとに管理し、7か月目を発生させない運用が必要です。

特別条項を適用する際は、労使協議や労働者代表への通知など、36協定に定めた手続きも必要です。特別条項を締結しているだけで、自動的に月45時間を超えられるわけではありません。適用した理由や対象者、手続きを行った日付、月45時間を超えた回数を記録しておくことが重要です。

特別条項を付けるかの経営判断

ここで経営として判断すべきは、特別条項を付けるか、付けるなら上限を何時間で結ぶかです。法律上認められる最大時間をそのまま設定するのではなく、自社の繁忙期の実態から必要最小限の水準を見極める必要があります。

特別条項の適用が毎年繰り返されている部署では、協定時間だけでなく、人員配置や業務量そのものの見直しも求められます。

見落とされやすい「複数月平均80時間」と休日労働の二重管理

36協定の上限で最もつまずきやすいのが、複数月平均80時間のルールです。月ごとの残業を見ているだけでは、気づかないうちに違反しているケースがあります。

まず、数字によって休日労働を含むかどうかが変わります。
年720時間は休日労働を含みませんが、単月100時間未満と複数月平均80時間以内は、休日労働を含めて計算します。

時間外だけの集計と、休日労働を足した集計を、別々に管理する必要があります。

複数月平均は、2か月から6か月のどの連続した期間で平均しても80時間以内に収める、というルールです。

ある月が100時間未満に収まっていても、前後の月と平均して80時間を超えれば違反になります。

この平均は、月末の集計を見てから気づいても手遅れです。残業が積み上がる前に、月の途中で上限に近づいた段階で止める運用が要ります。

自社が今、この二重の集計を正しくできているかは、勤怠システムの設定と運用を点検しないと分かりません。法令・規定・システム設定・運用が一致しているかを、第三者の目で確認する手もあります。

36協定違反の罰則と経営リスク

36協定違反は、法律上の上限を超えた場合に限りません。まず何が違反にあたるかを整理し、そのうえで違反がもたらす罰則と経営リスクを見ていきます。

どんなときに36協定違反になるか

違反となるのは、法律上の上限を超えた場合だけではありません。
36協定を届け出ていない状態で残業させた場合や、自社の協定で定めた時間を超えた場合、特別条項の条件や手続きを満たさずに月45時間を超えた場合も問題になります。

罰則の先にある経営リスク

経営にとって痛いのは、罰金の額そのものより、その先に広がる影響です。上限を超えて残業させた場合、行為者に6か月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金、会社にも30万円以下の罰金が科される可能性があります（労働基準法119条・121条）。金額だけ見れば、大きくないように感じるかもしれません。

しかし、違反が確認されれば、労働基準監督署から是正勧告や指導を受ける可能性があります。さらに、違反が重大・悪質である場合や是正されない場合には、送検され、事案が公表されることもあります。長時間労働の事案として社名が知られれば、採用や取引への影響は罰金とは比べものになりません。

もう一つのリスクが労災です。単月100時間や複数月平均80時間は、脳・心臓疾患の労災認定で重視される水準と重なります。上限超過は、過労死ラインの長時間労働を放置していた事実として扱われかねません。

「気づいたら超えていた」は、責任の所在が曖昧なまま放置された結果です。上限の管理を担当者個人の注意力ではなく仕組みで支えることが、経営リスクを避ける近道になります。

業種・業務によって異なる36協定の上限規制

上限規制は、すべての業種で同じではありません。これまで猶予されていた業種が、2024年4月から新たに対象になっています。

建設業、自動車運転（運送）、医師は、2024年4月から上限規制が適用されました。自社がこれらに該当する場合、これまでの感覚のままだと、知らないうちに違反する恐れがあります。

業種ごとに上限の中身が異なる点も要注意です。

自社が次のいずれかに当てはまるなら、一般の上限とは別に業種特例の確認が要ります。

• 建設・土木の事業を行っている
• トラック・バス・タクシーなど自動車運転を主たる業務とする従業員がいる
• 医療機関で医師が勤務している
• 新技術・新商品の研究開発に従事する従業員がいる

あわせて、残業コストの面も押さえておきます。
中小企業も2023年4月から、月60時間を超える時間外労働の割増賃金率が50%に引き上げられています。上限を超えそうな状態は、違反リスクと人件費の増加が同時に起こる可能性が生じます。

36協定の上限を超えさせない勤怠管理のポイント

36協定は、締結して届け出れば終わりではありません。上限を実際に超えさせないところまでが、企業に求められる管理です。

管理が難しいのは、月間の時間外労働だけを見ればよいわけではない点です。月45時間を超えた回数、年間累計、休日労働を含む単月100時間未満・複数月平均80時間以内を、従業員ごとに並行して確認する必要があります。

月の途中で超過の兆候を把握する

月末の集計で上限超過に気づいても、すでに働いた時間は戻せません。残業が積み上がる前に警告を出し、本人・上司・人事が状況を把握できる仕組みが必要です。

使用する勤怠システムにかかわらず、36協定の上限より手前に警告値を設定し、通知後の対応まで決めておくことが重要です。たとえば、上司が今後の残業見込みを確認し、業務の優先順位や分担を見直す、さらに残業が必要な場合は人事へ報告する、といった流れです。アラートが出ても、誰が何をするか決まっていなければ違反は防げません。

また、36協定の起算日、部署・雇用区分ごとの上限、法定休日労働の集計区分を勤怠システムへ正しく反映する必要があります。法令、36協定、就業規則、システム設定、実際の運用が一致していることが、上限管理の前提です。

内製で抱える見えないコスト

自社だけで設定・運用を担う場合、システム利用料には表れないコストも発生します。部署や雇用区分ごとの上限、年間集計の起算日、休日労働を含む集計と含まない集計を正しく設定するには、労務とシステム双方の知識が必要です。

さらに、36協定を更新するたびに設定を見直し、組織変更や雇用形態の追加にも対応しなければなりません。設定や判断基準が特定の担当者に集中すれば、その人の異動や退職によって管理が止まるリスクもあります。

設定ミスによってアラートが出なければ、勤怠システムを導入していても上限超過を把握できません。システムの有無ではなく、自社の36協定に沿って設定され、実際の運用まで機能しているかを確認する必要があります。

現状の可視化から実装へ進める

内製の難しさは、どこがずれているかを自社では把握しにくい点にあります。まずは、法令・36協定・就業規則・システム設定・運用が一致しているかを確認し、直すべき箇所を明らかにすることが重要です。

そのうえで、見つかった課題を設定変更や運用改善へ移します。自社のリソースだけで対応が難しい場合は、診断や設定支援など、必要な部分に外部の知見を取り入れる方法もあります。

次のいずれかに当てはまるなら、現在の管理体制を見直す段階といえます。

36協定の上限と違反リスクを踏まえた対応のまとめ

36協定は、原則の月45時間・年360時間と、特別条項を付けても超えられない年720時間・複数月平均80時間という二段の上限で成り立っています。締結や届出はその入口にすぎません。

守れるかどうかを左右するのは、複数月平均80時間と休日労働を含む集計を、月の途中で追える体制があるかどうかです。手作業の管理では見落としが起きやすく、「気づいたら超えていた」が違反と労災リスクに直結します。

違反のダメージは罰金額にとどまりません。是正勧告から送検・企業名公表、採用や取引への影響まで広がるため、上限管理は担当者個人の注意力ではなく仕組みで支える必要があります。

対応は二段階で考えると整理できます。まず法令・規定・システム設定・運用が一致しているかを点検して現状の課題を可視化し、そのうえで設定変更や運用の実務を外部に委ねるかを判断します。自社が36協定を本当に守れているかは、規定とシステム設定、運用を突き合わせて初めて見えてきます。

36協定対応の不安は、フォスターリンクにご相談ください

現状の整合性を可視化する「勤怠まるごと診断」から、「KING OF TIMEの設定・運用」の実務まで。
フォスターリンクなら診断と実装を一気通貫で支援できます。

36協定の上限と勤怠管理に関するよくある質問

管理監督者にも36協定の上限は適用されますか

いわゆる管理監督者は、労働時間や休日の規制が適用されないため、時間外労働の上限は直接は及びません。ただし深夜割増賃金は適用され、健康確保の観点から労働時間の把握は必要です。該当者が本当に管理監督者の要件を満たすかの判断には注意が要ります。

36協定は事業場ごとに必要ですか。本社で一括して届け出できますか

36協定は原則として事業場ごとに締結・届出します。ただし、本社と各事業場で協定内容が同一であるなどの条件を満たせば、本社で一括して届け出る特例があります。複数拠点を抱える場合は、拠点ごとの労働者代表の選出と、協定内容の管理が実務上の論点になります。

パート・アルバイトの残業も36協定の上限の対象になりますか

はい。雇用形態にかかわらず、法定労働時間を超える残業には36協定が必要で、上限規制の対象です。短時間勤務でも、繁忙期に法定時間を超えれば上限の管理が必要になります。雇用区分ごとに集計や上限の設定を分けておくことが、見落としを防ぐポイントです。

参考資料

• 厚生労働省「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」
• 厚生労働省「36協定で定める時間外労働及び休日労働について留意すべき事項に関する指針」
• 労働基準法（第32条・第36条・第119条・第121条）
• 厚生労働省 36協定届の様式（2021年改正様式）
• 改善基準告示（自動車運転業務）・医師／建設業の上限規制特例（2024年4月適用）