従業員の情報を管理していても、必要な情報が複数のExcelやシステムに分かれていたり、更新が追いついていなかったりすると、配置や育成などに活用しにくくなります。
人材管理とは、従業員の経験や能力、働く状況を把握し、採用、配置、評価、育成などに活かしていく取り組みです。情報を集めるだけでなく、必要なときに使える状態に整えておくことが重要です。
この記事では、人材管理の基本から、管理する情報、具体的な活用方法、進め方までを整理し、Excelとシステムの使い分けや、情報を継続的に管理するためのポイントを実務の視点で解説します。
人材管理とは何か？
人材管理とは、従業員一人ひとりの経験、能力、所属、働き方などを把握し、組織の運営や人材の成長に活かしていく取り組みです。
対象となるのは人材情報の管理だけではありません。採用、配置、評価、育成、キャリア支援など、人に関わるさまざまな業務が含まれます。
そのうえで、これらの判断に必要となる従業員情報を、必要なときに確認できる状態にしておくことが人材管理の土台になります。
人材管理の目的
人材管理の目的は、組織に必要な仕事と、一人ひとりが持つ経験や能力を結び付けることです。
例えば、新しい業務を担当できる社員を検討するとき、現在の所属だけを見ても判断できません。これまで担当した業務、保有資格、研修履歴、本人の希望など、複数の情報を確認する必要があります。
従業員数が増えるほど、こうした情報を担当者の記憶だけで把握することは難しくなります。また、採用、異動、評価、研修などを別々のファイルやシステムで管理していると、必要な情報を集めるだけでも時間がかかります。
経済産業省の「人材版伊藤レポート2.0」では、人的資本経営を実践するうえで、経営戦略と人材戦略を連動させることが重視されています。人材管理は人的資本経営そのものではありませんが、配置や育成について考えるためには、判断材料となる人材情報を把握できることが前提になります。
人材管理で行う主な業務
人材管理の対象は企業によって異なりますが、主な業務は次のように整理できます。
| 領域 | 主な内容 | 利用する情報の例 |
|---|---|---|
| 採用 | 必要な人材の採用、入社時の情報収集 | 経歴、資格、経験、入社日 |
| 配置・異動 | 所属や役割の決定、異動の検討 | 所属、役職、業務経験、スキル |
| 評価 | 目標や成果、能力の確認 | 評価結果、目標、面談記録 |
| 育成 | 研修や能力開発の計画 | 研修履歴、評価結果、保有スキル |
| キャリア | 本人の希望や今後の働き方の確認 | キャリア希望、経験、面談記録 |
| 人材情報管理 | 各業務に必要な情報の収集・更新 | 基本情報、所属履歴、資格、評価、研修履歴 |
この中で、人材管理全体を支えるのが人材情報の管理です。
採用時に情報を登録しても、その後の異動や資格取得、研修、評価などが反映されなければ、数年後には実態と合わなくなります。そのため、何を管理するかだけでなく、「誰が更新するのか」「いつから有効になる情報なのか」「誰が閲覧できるのか」まで考えておく必要があります。
人事管理・労務管理・タレントマネジメントとの違い
人材管理と似た言葉として、人事管理、労務管理、タレントマネジメントがあります。
人事管理は、採用、配置、評価、報酬など、人に関する制度や業務全般を扱う言葉です。労務管理は、労働時間や労働条件、給与、社会保険など、従業員が働く環境を整える業務に重点があります。
タレントマネジメントは、従業員の能力や経験、希望などを把握し、配置や育成に活用する考え方です。人材管理と重なる部分が多く、企業やサービスによって言葉の使い方が異なる場合もあります。
システムを検討するときも、製品名に「人材管理」「タレントマネジメント」と書かれているかだけで判断せず、自社で行いたい業務に必要な機能があるかを確認しましょう。
人材管理ではどのような情報を管理するのか
人材管理で扱う情報は、氏名や社員番号といった基本情報だけではありません。所属や経歴、スキル、資格、評価、育成など、利用する目的に応じて必要な項目を整理します。
ただし、利用する予定のない情報まで集める必要はありません。
人材管理の実務では、何のために利用する情報なのかを明確にしたうえで管理項目を決めることが重要です。
基本情報・経歴・スキル・評価・育成の項目例
代表的な管理項目と利用する場面の例を整理すると、次のようになります。
| 情報の区分 | 項目例 | 使う場面 | 更新担当・タイミングの例 |
|---|---|---|---|
| 基本情報 | 社員番号、氏名、入社日、雇用形態 | 本人の識別、入社・雇用に関する手続き | 本人から収集し、人事が入社時や変更時に確認 |
| 所属・経歴 | 所属、役職、異動日、担当業務、職歴 | 組織の把握、配置や後任の検討 | 人事が異動決定時に登録し、発令日を管理 |
| スキル・資格 | 保有資格、有効期限、語学、業務経験 | 担当者の選定、資格更新の確認 | 本人が取得・更新時に申請し、担当者が確認 |
| 評価 | 評価結果、目標、面談記録 | 育成課題の確認、次の目標設定 | 上司や人事が評価確定時・面談後に記録 |
| 育成・キャリア | 研修履歴、キャリア希望、育成計画 | 研修の選定、配置やキャリアの相談 | 研修担当者や本人が受講後・面談時に更新 |
| 手続き用情報 | 住所、通勤経路、緊急連絡先 | 変更手続き、通勤費の確認、緊急時の連絡 | 本人の変更申請を受け、担当者が確認 |
管理する項目は「使う場面」から決める
人材情報は、項目を増やすほど活用できるわけではありません。
まずは、現在の業務で探すのに時間がかかっている情報や、複数の部署から繰り返し確認されている情報を洗い出します。
例えば、資格を持つ社員を検索したい場合、資格名を自由記述で登録していると表記がばらつき、検索や集計が難しくなることがあります。後で検索することを前提に、資格名を選択式にするなど、入力方法まで考えておく必要があります。
複数のファイルやシステムを使用する場合は、社員番号などの共通項目で情報を照合できる状態にします。
項目を決める段階から、「何を集めるか」だけでなく、「どの業務で使うか」「誰が更新するか」までセットで考えておくと、使われない情報が増えにくくなります。
現在の情報・過去の履歴・未来の予定を分けて管理する
人材情報を管理する際、現場で特に整理しておきたいのが「現在」「過去」「未来」の違いです。
例えば、社員が異動するたびに所属部署を上書きすると、現在の所属は分かっても、以前どの部署で経験を積んだのか確認できなくなります。
所属と異動日を履歴として残しておけば、過去の経験を確認したり、特定時点の組織状況を集計したりできます。
また、来月の異動が決まっている場合には、「現在所属している部署」と「異動後に所属する部署」の二つの情報が存在します。
この場合、情報を登録した日と、変更が有効になる日を分けて管理します。未来の異動予定を登録した時点で、現在の所属まで変更されてしまわないようにするためです。
人材管理システムを比較する際も、単に異動情報を登録できるかだけでなく、過去履歴と将来予定をどのように扱えるのかまで確認しておくと、導入後の運用をイメージしやすくなります。
人材情報はどのように活用するのか
人材情報は、日々の人事手続きだけでなく、配置や育成を検討する際にも活用できます。
厚生労働省が2026年3月に策定した「第12次職業能力開発基本計画」では、産業構造の変化や労働供給制約を背景に、必要な人材を戦略的に育成・確保するとともに、職業能力開発の基盤として「見える化」を進める方針が示されています。
この計画が企業の人材管理方法を直接定めているわけではありませんが、自社にどのような経験・能力を持つ人材がいるのかを把握し、育成につなげることの重要性を考えるうえで参考になります。
入社・異動などの人事手続きに使う
入社時に収集した情報を社員台帳へ引き継げれば、同じ内容を複数のファイルへ入力し直す作業を減らせます。
異動時には所属や役職を更新します。このとき、情報の変更だけでなく、本人や上司が閲覧できる情報の範囲も確認します。
資格や契約などの期限を管理している場合は、期限が近い社員を抽出し、更新手続きを進めることもできます。
通知機能を使う場合も、通知を出すだけでは手続きが完了したことにはなりません。誰が対応状況を確認するのかまで決めておくことが重要です。
帳票や集計で組織の状況を把握する
従業員情報を整理しておくと、部署別の人数、勤続年数、資格の保有状況などを集計できます。
ただし、数字を出すだけでなく、集計条件をそろえることも必要です。
例えば部署別人数を比較する場合、休職者や出向者を含めるかによって人数は変わります。会議や経営資料で数値を使う場合は、対象者と基準日を説明できる状態にしておきましょう。
人材管理システムによっては、登録している情報からさまざまな帳票を作成できます。ただし、帳票を出力する機能と、給与計算などの業務処理を行う機能は別です。必要な業務を整理したうえで確認してください。
経験やスキルを配置・育成に活かす
配置を検討する場合は、現在の所属だけでなく、過去の業務経験や保有資格などを確認します。
例えば、特定の資格が必要な業務であれば、資格名だけでなく有効期限まで確認する必要があります。また、条件に合う社員が見つかっても、現在の業務負担や今後の育成方針を踏まえて配置を判断します。
育成では、評価結果と研修履歴を照らし合わせることで、今後伸ばしたい能力を検討できます。
ただし、研修を受講したという記録だけで、能力を身に付けたと判断することはできません。本人の振り返りや、実際の仕事でどのように活用しているかも確認する必要があります。
本人の希望をキャリア支援に活かす
本人が希望する仕事やキャリアについて情報を持っていれば、面談で今後の働き方を話し合う際の材料になります。
ただし、本人の希望は変わる可能性があります。一度申告された情報をそのまま使い続けず、面談などの機会に確認し、必要に応じて更新します。
また、情報を登録しただけで配置や定着の課題が解決するわけではありません。人材情報は、人事や上司が本人と話し合い、判断するための材料として活用するものです。
人材管理を進める4つのステップ
人材管理を見直す際は、最初からシステムを選ぶのではなく、目的、必要な情報、業務の流れを順番に整理します。
人材管理システムの導入支援を行う中でも、後から見直しになりやすいのは、項目そのものより「誰が更新するのか」「いつから有効になるのか」「誰が見られるのか」といった運用部分です。
システムを決める前に、現在の業務を整理しておくことが重要です。
Step1 : 解決したい課題と利用目的を決める
まずは、人材管理に関する現在の困りごとを具体的にします。
例えば、身上変更の内容を別の台帳へ転記している、部署別の名簿を毎回作成している、資格を持つ社員を探すのに時間がかかる、といった課題です。
次に、改善後にどのような状態にしたいかを決めます。
「転記作業をなくしたい」のか、「人事に問い合わせなくても必要な情報を確認できるようにしたい」のかによって、必要となる仕組みは異なります。
Step2 : 既存データと管理項目を整理する
紙、Excel、既存の人事システムなどに保存されている情報を洗い出します。
同じ項目を複数の場所で管理している場合は、どの情報を正式なデータとして扱うのか決めます。
例えば、所属情報が人事システムと部署ごとのExcelで異なっている状態では、新しいシステムへそのまま移行できません。
社員番号の重複、表記の違い、空欄なども確認します。内容を判断できない情報は推測で補完せず、本人や管理している部署に確認します。
この段階では、保有しているデータと今後必要になる項目を整理します。実際の移行ファイル作成や取り込みテストは、利用するシステムが決まった後に行います。
Step3 : 更新担当と閲覧範囲を決める
項目ごとに、情報を入力・申請する人、内容を確認する人、正式な情報として更新する人を決めます。
例えば住所変更の場合、従業員本人が変更内容を申請し、人事担当者が内容を確認したうえで社員情報へ反映する、といった流れです。
あわせて、本人、上司、人事担当者が、それぞれどこまで情報を閲覧・編集できるのかも整理します。
従業員情報の中には個人データに該当するものもあります。個人情報保護委員会のガイドラインでは、情報システムで個人データを取り扱う場合、担当者と取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定するため、適切なアクセス制御を行うことが示されています。
システム上で閲覧できるからといって、全員がすべての情報を見る必要があるわけではありません。業務上必要な範囲から権限を設定します。
Step4 : 小さく運用を始めて見直す
最初からすべての業務を切り替えるのではなく、一つの申請や一部の部署から試す方法もあります。
実際に従業員が入力し、承認者が確認し、人事情報へ反映されるまでを通して確認すると、設定だけでは分からなかった問題を見つけやすくなります。
本稼働前には、新しい仕組みへ切り替える日と、旧ファイルをどのように扱うかを決めておきます。
新しいシステムを導入した後も古いExcelへの更新が続くと、どちらが最新情報なのか分からなくなります。利用者への周知も含めて切り替えを行いましょう。
Excelと人材管理システムはどう使い分けるか
人材管理は、必ずシステムを導入しなければできないものではありません。
管理する項目や利用者が少なければ、Excelでも運用できます。一方、更新する人が増えたり、履歴管理や閲覧権限が複雑になったりすると、Excelだけでは管理しにくくなる場合があります。
従業員数だけではなく、更新頻度、利用者、履歴、共有範囲などから比較します。
| 比較する点 | Excelで確認すること | システムで確認すること |
|---|---|---|
| 更新 | 同時編集やファイルの複製をどう管理するか | 本人の申請と確認後の更新をつなげられるか |
| 履歴 | 変更前の内容と適用日をどう残すか | 過去時点や未来の変更予定を扱えるか |
| 共有範囲 | 配布先ごとに必要な項目を選べるか | 役割や所属に応じて閲覧・編集を制限できるか |
| 情報の連携 | 転記やファイル加工にどれだけ手間がかかるか | 連携先、項目、更新頻度が自社業務に合うか |
| 運用 | 作成者以外も更新・修正できるか | 管理者教育や設定変更の支援があるか |
Excelで管理する場合の注意点
Excelは、自社に合わせて項目を追加したり集計表を作ったりしやすい点がメリットです。
管理項目が少なく、更新担当者も限られている場合は、ファイルの保管場所と更新ルールを決めることで運用できます。
一方で、部署や担当者ごとにファイルを複製すると、どれが最新なのか分からなくなりやすくなります。
また、社員情報を含むファイルを共有する場合は、共有先に必要のない情報まで含まれていないか確認が必要です。
システムでは申請・承認後の情報更新まで確認する
人材管理システムを検討するときは、従業員情報を保存できるかだけではなく、情報がどのように更新されるのかを確認します。
例えば、従業員が住所変更を申請し、人事担当者が内容を確認して承認したとします。
承認された情報をそのまま人事データベースへ反映できれば、申請内容を確認しながら別の社員台帳へ入力し直す作業を減らせます。
申請を順番に回して確認する仕組みをワークフローと呼びます。実際の運用では、申請できることだけでなく、差戻し後の再申請や、承認者が不在の場合の扱いまで確認しておくことが重要です。
他のシステムとの連携についても、連携の可否だけで判断しないようにしましょう。
すべての項目が自動で更新されるとは限りません。どの項目を連携できるのか、即時に更新されるのか、ファイルの受け渡しが必要なのかまで確認します。
▶申請・承認の仕組みを詳しく確認したい方は、ワークフローとは？導入の目的や、成功の秘訣を解説をご覧ください。
人材管理システムの費用は設定・移行まで含めて確認する
人材管理システムの費用は、利用人数や機能だけでなく、導入時の作業範囲によっても変わります。
月額利用料だけを比較するのではなく、初期設定、データ移行、既存システムとの連携、教育、導入後のサポートも含めて確認します。
- 何人分の利用料が必要か
- 管理者と従業員で課金条件が異なるか
- 必要な申請、履歴、権限管理の機能が料金に含まれるか
- 初期データの整理や取り込みを誰が担当するか
- 既存システムとの連携や追加設定に別料金がかかるか
- 導入後の問い合わせや設定変更をどこまで支援してもらえるか
初期費用が低くても、自社担当者が大量のデータを整形したり、設定を一から行ったりする場合があります。
システム費用だけでなく、導入時期と社内担当者の業務量も確認し、自社で行う作業と外部へ依頼する作業を整理することが重要です。
人材情報を使い続けるための運用ポイント
人材管理は、システムへ従業員情報を登録した時点で終わるものではありません。
異動、資格取得、評価、研修、住所変更などによって、従業員情報は継続的に変化します。
人材情報を配置や育成などに利用するのであれば、「正しい情報が更新され続ける仕組み」までつくる必要があります。
必要な人に必要な情報だけを共有する
本人が見る項目、上司が部下の状況を把握するために見る項目、人事だけが扱う項目を分けます。
例えば、上司が部下の資格や研修履歴を見る必要があっても、給与振込口座まで閲覧する必要があるとは限りません。
個人情報保護委員会のガイドラインでも、個人データを情報システムで取り扱う場合には、担当者や取り扱うデータベースの範囲を限定するためのアクセス制御が求められています。
閲覧権限と編集権限も分けて設定しましょう。
所属に応じて自動的に権限が変わるシステムでも、兼務や一時的な担当変更がある場合には個別の確認が必要です。担当者が異動・退職したときに、誰が権限を変更するのかも決めておきます。
管理者の教育と引き継ぎを行う
申請者には入力方法と期限を伝えます。承認者には、何を確認して承認するのか、誤りがあればどのように差し戻すのかを説明します。
管理者に対しては、操作方法だけでなく、設定した理由も残しておくことが重要です。
例えば、ある項目を必須入力にしている場合、なぜ必須なのかが分からなければ、後任の管理者が不要と判断して設定を変更してしまう可能性があります。
どの業務で使っている項目なのか、他のシステムへ連携しているのかといった背景まで記録しておくと、担当者が交代した後も運用を続けやすくなります。
情報を集めるだけになっていないかを見直す
運用開始後は、登録されている情報が実際に使われているか確認します。
未処理の申請が増えていないか、更新されていない項目がないか、システムを導入した後も転記作業が残っていないかを確認します。
誰も利用していない項目については、収集を続ける必要があるのか見直します。
システムの活用状況を見る場合も、ログイン数だけで判断することはできません。
必要な情報を探す時間が短くなったか、同じ内容を複数回入力する作業が減ったかなど、最初に解決したかった課題が改善しているかを確認しましょう。
紙・Excelで分散していた人材情報を見直した事例
伊藤忠プラスチックス株式会社では、紙で受け取った身上変更の情報をシステムへ転記し、既存システムで扱いきれない入退社情報や研修履歴は用途別のExcelで管理していました。
そこでフォスターリンクでは、紙で行っていた申請をワークフロー化し、人事情報を一元管理できる仕組みづくりを支援しました。申請方法を変えるだけでなく、従業員から受け取った情報を確認し、正式な人事情報へ反映するまでの流れもあわせて整理しています。
人材管理を見直す際は、データの保管先だけを変更するのではなく、「情報を受け取る」「確認する」「正式な人事情報へ反映する」という一連の業務フローまで見直すことが重要です。
まとめ｜人材管理は、活用を前提に情報を整えることが重要
人材管理とは、従業員の経験や能力、働く状況を把握し、採用、配置、評価、育成などに活用する取り組みです。
そのためには、管理する項目を決めるだけでなく、誰が更新するのか、いつから有効になる情報なのか、誰が閲覧できるのかまで整理しておく必要があります。
人材管理を見直す際は、まず現在の業務でどの情報が使いにくいのか、どこに確認や転記の手間が発生しているのかを整理し、自社に合った管理方法を検討しましょう。
フォスターリンクの「HR-Platform 人材管理」は、人事情報の一元管理と申請ワークフローを支えるサービスです。
異動などの過去履歴や今後予定されている変更情報を管理でき、利用者の役割に応じて閲覧・編集できる情報も設定できます。
また、初期設定を自社で進める際の導入支援や、設定作業を委託する導入代行にもオプションで対応しています。
現在の人材情報の管理方法を見直したい方は、資料でサービス内容をご確認ください。
人材情報の管理・運用を見直したい方へ
HR-Platform 人材管理の機能や導入支援について、資料でご確認いただけます。自社に合う運用方法についてもご相談ください。
