マイナンバーは重要な「個人情報」であり、企業はその取扱いに際して「安全管理措置」を講じた厳格な管理が求められます。
その助けとなるのが、マイナンバー管理のクラウド管理システムです。
本記事では、クラウドで管理するメリットやシステムの種類と選び方、導入時のポイントと注意点を解説します。セキュリティ対策と効率性を両立できるシステム選びのご参考にしてください。
マイナンバーのクラウド管理システムとは
マイナンバー管理システムとは、従業員のマイナンバーについて、収集から保管、利用、破棄までを、クラウド上で一元管理するシステムです。
2016年にマイナンバー制度の運用が開始されて以降、すべての企業は従業員のマイナンバーを官公庁や自治体に提出する資料に記載することが義務づけられました。
マイナンバーは重要な個人情報であり、情報漏えいや不適切使用などがされないよう、万全な安全対策が求められます。このような背景から注目を集めるようになったのが、セキュリティ面で優れたマイナンバーのクラウド管理システムです。
マイナンバー管理をクラウドシステムでおこなうメリット
マイナンバー管理をクラウドシステムでおこなうメリットをご紹介します。
1. 安全管理の負担を減らせる
マイナンバーを紙やエクセルなどで管理すると、紛失や情報漏えいのリスクが高くなります。
一方、クラウドシステムを利用すれば、アクセス権限の細かな設定や不正アクセス防止策などの実装が可能です。さらに、データの暗号化やログ管理機能などにより、セキュリティを担保したうえで、マイナンバーを管理できることがメリットです。
これにより、法令を確実に遵守しつつ、管理者の負担を大幅に軽減できるようにななります。
2. 業務効率を向上できる
従業員からマイナンバーを収集するには、利用目的の通知や、本人確認の書類の収集もあわせて必要になります。これらを紙やファイルなどでおこなうと煩雑になり、ミスのリスクも高まります。
その点、クラウドシステムを活用すれば、クラウド上で自動でメッセージを送ったり、デジタルデータで安全にやり取りしたりできるようになります。さらに給与計算システムと連携すれば、源泉徴収票などへのマイナンバーの表示をシステム上でおこなうことも可能です。
このように、マイナンバーのクラウド管理システムを導入すると、人事部門の業務効率を飛躍的に向上できることがメリットです。
マイナンバーのクラウド管理システムの種類
マイナンバーのクラウド管理システムには、大きく次の2種類があります。
1．マイナンバー管理の専用クラウドシステム
2．マイナンバー管理ができるクラウド型人事管理システム
それぞれの違いや、どのような企業に適しているかを解説します。
1. マイナンバー管理の専用クラウドシステム
マイナンバー管理の専用クラウドシステムは、マイナンバーの収集や管理などに特化したソリューションです。すでに人事管理システムや給与管理システムを導入している企業にとっては、コストを最小限に抑えつつ、マイナンバー管理を強化できることがメリットです。
ただし、既存システムとの連携など、課題が生じる可能性があります。システムが別になることで、管理の負担や手間がかえって増えたり、煩雑になったりする可能性があるため、導入時には慎重な検討が必要になるでしょう。
2. マイナンバー管理ができるクラウド型人事管理システム<
クラウド型人事管理システムとは、人事情報や給与計算、人事評価など、人事に関する業務を包括的に効率化させるシステムです。多くのシステムで、マイナンバー管理機能が標準機能やオプションで備わっています。
とくに、これまで人事管理もエクセルベースでおこなっていた企業や、人事管理、給与管理などをそれぞれ別々のシステムで運用していた企業にとって、人事管理システムの導入は大きなメリットとなります。
マイナンバー管理とほかの人事業務を一元化することで、一気に業務効率を向上できるだけでなく、セキュリティ管理も容易になるのでおすすめです。
マイナンバーのクラウド管理システムの選び方
マイナンバー管理のクラウドシステムを選ぶ際は、専用システムか人事管理システムかを問わず、重要なポイントが2つあります。順番に解説します。
1.堅牢なセキュリティ機能が備わっている
マイナンバーは極めて重要な個人情報であるため、その管理には最高レベルのセキュリティが欠かせません。そのため選択するシステムは、不正アクセスの遮断能力が高く、データの暗号化が確実におこなえる堅牢なセキュリティ機能が備わっているかを確認しましょう。
さらにマイナンバー情報にアクセスできる人を細かく制限したり、アクセスログを詳細に記録・監視したりできるシステムが理想的です。そうすれば、情報漏えいのリスクを最小限に抑えつつ、法令を確実に遵守できます。
2.インターフェースが使いやすい
マイナンバーの収集に際しては、ユーザーにメールを送るなどしてシステムにアクセスしてもらい、情報入力やデータの送信を促す必要があります。そのため、インターフェースが使いやすく、直感的に操作できるシステムを選びましょう。
また、管理者側の操作性も考慮して、データの一括処理やほかのシステムとの連携が容易であることも重要です。とくに、データをダウンロードして給与計算システムなどに取り込めるシステムは、業務効率を大きく向上させるのでおすすめです。
マイナンバーのクラウド管理システム導入時のポイントと注意点
マイナンバーをクラウド管理するシステムを導入する際に、押さえておきたいポイントと注意点を解説します。
1. 既存のシステムとの互換性を確認する
マイナンバー管理クラウドシステムを導入する際は、既存システムとの互換性を必ず確認しましょう。例えば、これまでエクセルで管理していた場合は、新システムがCSVなどの取り込みに対応していなければ、移行作業が難航する可能性が高くなります。
また、すでに人事管理システムや給与計算システムをすでに導入している場合は、新しいマイナンバー管理システムとの連携が可能かどうかを慎重に検討しましょう。
スムーズにデータ連携できれば、結果的に業務プロセスの効率化や人事部門全体の生産性の向上につながります。
2. あわせて効率化できる業務がないか検討する
マイナンバー管理システムを導入する際は、あわせてクラウド化して効率化できる業務がほかにもないか検討することをおすすめします。
例えば、人材管理や人事評価などの機能も備わっており、マイナンバーも含めて一元管理できるシステムへの移行を検討してみましょう。また、マイナンバーと密接に関わる給与計算の機能やサービスと連携していると、より効率化を図ることができます。データの一元管理により情報の整合性が保たれるため、人事業務全体の業務効率向上も期待できるでしょう。
まとめ
マイナンバーのクラウド管理システムは、セキュリティ強化と業務効率向上を同時に実現するのに有効なソリューションです。導入に際しては、セキュリティや使いやすさだけでなく、既存システムとの互換性も確認しましょう。
ほかの業務の効率化もあわせて実現したい企業は、給与・人事情報もあわせて管理できるクラウド型人事管理システムの導入がおすすめです。
例えばフォスターリンクの「HR-Platform人材管理」では、マイナンバー管理機能をオプションで提供しています。人材情報の管理はもちろん、月々の給与計算やWeb給与明細作成、マイナンバーの管理までをシステムで完結可能。
源泉徴収票上にマイナンバーを表示するのも、システム上で容易におこなえます。まずはお気軽にご相談ください。
