HR-Platform 人事評価の導入により、業務効率と人事評価の精度がアップ　高いカスタマイズ性で、現場への浸透もスムーズに

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伊藤忠プラスチックス株式会社様は、専門商社として、日本のみならず海外でもビジネスを展開している企業です。1986年に設立し、現在国内外の拠点で515名（2022年3月末現在）が働いています。

同社では、2015年より人事考課の業務効率化などを目的に『HR-Platform 人事評価』を、そして2021年より『HR-Platform 人材管理』を導入いただいています。

今回は、導入のきっかけや、フォスターリンク社のシステムを選んだ理由、そして導入後の効果について、同社の人事総務部長の太田様、そして人事総務部人事課の鹿内様に詳しくお話をお聞きしました。

※以下、敬称略

「社員の声を聴く」ことを意識　現場の価値観にマッチした人事施策に

Q：最初に、貴社の業務内容について教えてください。

太田：当社は、伊藤忠グループの専門商社で、大きく三つの事業に分かれています。一つは、食品の包装材料に関するビジネスで、大手コンビニチェーンのPB商品の包材などを取り扱っています。二つ目は、パソコンやスマホのディスプレイ素材や半導体などの電子材料。三つ目は、合成樹脂原料やプラスチック製品の販売です。これらの事業を、国内外で展開しています。現在の従業員数は、515名（2022年3月末現在）です。

 Q：組織の運営や、人材マネジメントを実行するにあたり、大切にされていることはございますか？

太田：「社員の声を聴く」ということを大切にしています。やはり、人事施策を運用するにあたって現場との価値観や考え方が乖離してしまうと、うまくいきません。最近、人事制度の一部改定を行ったのですが、その際も各本部の経営企画担当部長とミーティングを実施し、意見を出してもらいました。

まだまだ100%の声を吸い上げられてはいませんが、できる限り耳を傾け、且つ人事としての意見も伝えることで、現場と経営にマッチした施策に近づけたいと考えています。

紙ベースでの評価管理からシステムへ　業務効率化で休日出勤もゼロに

Q：2015年よりHR-Platform 人事評価をご利用いただいています。導入いただいたきっかけについて、教えてください。

太田：かつて、当社の人事考課は紙で管理していました。国内で450名ほどの従業員がいましたが、一人ひとりの人事考課の点数を紙で提出してもらい、それを人事課で集約し、計算ミスが無いかチェックをし、個人の賞与や昇給に反映していました。

また、紙で集まった評価データは、例えば各部門の平均値を出すなどして、評定者会議でも活用していました。そのため手書きの情報をExcelに転記する必要がありました。その時期は休日出勤して、ひたすら入力していた記憶があります。

さらに、管理が紙だと、現場の社員から課長、課長から部長など、対面での手渡しが必要になります。また、当社の拠点は全国各地にあり、その書類をPDF化してメールしたり、人によっては郵送する必要があったりと、とにかくやりとりが煩雑でした。すべてに人が介在するため、人為的ミスが発生してしまうこともしばしばありました。

これらの一連の流れを見ていると、やはりシステム化した方が業務効率化をはかれると思い、人事評価システムを導入することに決めました。

Q：フォスターリンクへの依頼を決めた理由を教えてください。

太田：他社のシステムも検討しました。しかし、費用面や使い勝手など総合的に判断した結果、フォスターリンクさんにお願いすることにしました。

フォスターリンクさんのシステムはカスタマイズ性が高く、それまで使っていた紙のフォーマットをそのまま移行できました。それなら、私たちだけでなく、現場で入力する社員も抵抗なく操作できると思いました。

Q：具体的に、どのように活用されていらっしゃるのでしょうか？

太田：まず、社員は毎年5〜6月頃にHR-Platform 人事評価上に目標を入力します。その後、10月頃に中間レビューを実施し、翌年の4月に自己評価を入力します。確定した評価点に対する賞与額・昇給額はフォスターリンクさんに算出して頂いています。さらにそのデータをHR-Platform 人事評価にアップロードすることで、フィードバック面談にも活用できています。

Q：実際にHR-Platform 人事評価をご利用いただいて、どのような効果を実感していらっしゃいますか？

太田：まず、ヒューマンエラーが圧倒的に減りました。以前はそもそもの転記ミスがありましたので、評価の精度は、かなり高くなっていると思います。

また、休日出勤も無くなりました。以前はデータ入力で1人、集計で1人の2人体制で、その時期はずっとその業務をこなしている状態でした。今は基本的に専任の社員が1人ついていて、最後に別の社員がダブルチェックする程度です。削減できた分の時間や人材は、コア業務に回すことができています。

クラウド化で社内申請や承認がスピードアップ　情報を活用して人材育成も

Q：2021年より、HR-Platform 人材管理もご利用いただいています。導入いただいたきっかけについて、教えてください。

鹿内：まず一つ目は、課内の作業効率化です。以前は身上変更があった場合、社員から紙で提出されたものを、当時使っていた人事情報管理システムに転記していました。また、そのシステムで管理しきれないものについては、入退社情報、研修履歴など、用途別にさまざまなExcelのファイルを作成し、それを更新する形で管理していました。人事データが分散しており業務効率が良くなかったため、紙の申請をワークフローに移行し、かつデータベースを一元管理したいと考えたのがきっかけです。

もう一つ、以前使っていた人事情報管理システムは人事担当者数名しかアカウントを持てなかったため、他の管理部門社員にも職務に応じた操作権限を付けたい、ユーザーとなる社員にも自分の経歴を確認・各種社内申請ができるマイページを発行したいという考えもありました。

Q：フォスターリンクへの依頼を決めた理由を教えてください。

鹿内：導入にあたり、他社システムと比較検討しました。人事評価システムと同様に、既存の社内申請の様式をそのままワークフロー化したいという希望があり、自由度高くカスタマイズできるフォスターリンクさんにお願いすることにしました。

あとは、申請結果が発令日に基づいてデータベースに自動反映されるという部分も大きかったです。例えば、ある社員が「この日に、大阪に引っ越します」と申請を出した場合、その引越しの日に、データベースの居住地が大阪に切り変わっています。予算内で比較検討した中では、これはフォスターリンクさんでしか実現できない機能でした。

Q：具体的に、どのように活用されていらっしゃるのでしょうか？

鹿内：当初の目的通り、社員の身上変更や部署異動が発生した際、社員自身がHR-Platform人材管理からワークフローを提出して社内申請を行い、承認結果がデータベースに反映され、申請の電子化と転記の省力化を実現できています。以前のように紙申請書を承認者に持っていく必要が無くなり、クラウド上で申請が完了する点もメリットです。

また、人事課社員が社員情報を閲覧編集できることはもちろんですが、例えば部署によっては、所属社員に取得している資格をすべて登録するよう指示し、上司はそのスキルを把握して人材育成や適材適所の人材配置に役立てて行きたいと考えています。

Q：HR-Platform人材管理をご利用いただいた感想を教えてください。

鹿内：以前使っていたシステムは、オンプレミス型でした。それがクラウドに変わったことによって、出張先でもデータの確認やワークフロー申請ができるようになり、社内の承認や決裁が圧倒的に速くなりました。進捗管理機能もありますので、申請が今どこまで回付されているかということも一目瞭然で、非常に助かっています。

また、導入時のフォロー体制が手厚いことにも驚きました。5〜6人体制で、しっかりサポートしていただけました。問合せに対してもレスポンスが非常に速く、無理なお願いにも真摯に応えていただけるので、本当にありがたいですね。

Q：最後に、今後フォスターリンクと一緒に取り組みたい課題があれば、教えてください。

太田：最近「タレントマネジメント」の必要性が叫ばれるようになってきています。私たちも、このHR-Platform人材管理で、社員情報の取得や管理など、ハード面は準備できたと思っています。ただ、タレントマネジメントはやはりソフト、施策や運用面が重要だと思っています。

そこについてはこれから勉強していかなければいけないと思っていますが、フォスターリンクさんにはその運用ノウハウ等について、ぜひご教示頂きたいと考えております。