ユテクジャパン株式会社様は、ドイツに本社を置き、創業115年の歴史を持つCastolinグループの日本法人で、溶接・溶射の材料や装置の製造、販売、輸出入、そして、それらを用いた工事のコンサルタントや施工までを取り扱う企業です。現在の従業員数は、171名（2022年6月現在）です。

同社では、2016年より『HR-Platform 給与計算代行』そして『HR-Platform 人材管理』を導入いただいています。

月々の給与計算、賞与計算、給与明細の封入までのサポート、そしてそれまで手書きのメモベースだった人材情報の管理まで、総合的にサポートさせていただいています。

 

今回は、給与計算のアウトソーシングを決めたきっかけ、具体的な給与処理の流れ、給与計算代行を導入されたメリットや感想について、財務部担当課長　佐藤様、そして給与関係ご担当の財務部　横山様にお話をお聞きしました。

 

正確かつ迅速で、柔軟な対応　社員がもう一人いるような安心感

 

Q：最初に、貴社の業務内容について教えてください。

 

佐藤：当社は、ドイツに本社を置き、創業115年の歴史を持つCastolinグループの日本法人です。

ものづくりの現場の生産設備を磨耗・損耗から守るため、溶接・溶射の材料や装置の製造、販売、輸出入、そして、それらを用いた工事のコンサルタントや施工までを取り扱っています。

 

国内に11ヶ所の営業所と、6ヶ所の工場を持っており、現在171名（2022年6月現在）の従業員が属しています。

 

 

Q：2016年よりHR-Platform 給与計算代行をご利用いただいています。そもそも、なぜ給与計算をアウトソーシングしようと思われたのでしょうか？

 

佐藤：私たちが所属している財務部は現在7名体制で、給与まわりや資金管理が主な業務です。

 

私は2012年にこの会社に入社しましたが、当時170名ほどの社員の給与計算は社内で遂行していました。

もともと部署の人数が少ないということもありますが、給与計算というのは最小限の人数で、情報が漏れない体制で行わなければなりません。

そのため、基本的に1名が担当し、繁忙期は私がサポートに入っていました。

 

給与計算だけでなく財務の仕事も兼ねていましたので、時間的に手一杯で、人為的なミスも少なくありませんでした。毎日、20時頃まで残業していた記憶があります。

また、社会保険労務士事務所との契約もしていなかったため、専門知識を持っている人がいないことも課題でした。

 

この体制に不安を感じ、当時の上司と打ち合わせするなかで、新たに人材を採用するよりも、外部に依頼した方が効率的だろうという結論になり、アウトソーシングを検討することになりました。

 

Q：フォスターリンクへの依頼を決めた理由を教えてください。

 

佐藤：導入時、他社も検討させていただきました。

ただ、中身はほとんど同じなのに、フォスターリンクさんの方が、比較にならないほど導入費用が良心的でした。また、社労士の先生に入っていただき、社会保険の指導もいただけること。

毎月の締め日を、当社の都合に合わせて柔軟に対応いただけること。

そして、それまで使っていた給与計算ソフトを引き続き使っていただけることもあり、フォスターリンクさんに決めました。

 

最初の2ヶ月ほどは並行運用しましたが、結果的に3ヶ月で完全移行できました。とてもスムーズでしたね。

 

Q：どのような流れで給与計算をされていらっしゃるのでしょうか？具体的に教えてください。

 

横山：まず、当社の給与支給日は毎月25日です。給与計算に必要な、社員の入退社や身上変更、月々の残業時間データ、また、当社の給与体系が固定給とコミッション併用制なので、変動給についての情報などを、毎月7〜8日頃までにフォスターリンクさんへ提供しています。

締め日以降に急な入退社や情報の修正があっても、月なかば頃までにお送りすれば、対応いただけるような体制となっています。

 

 

情報をお送りした後、フォスターリンクさんから2〜3日後に給与計算データが戻ってくるスケジュールになっているのですが、いつもそれより早くお送りいただいています。

最終的に、給与振込用データをフォスターリンクさんから送っていただいて、その月の処理は終了です。

 

また、給与支給日の2〜3日前には紙の給与明細も送っていただいています。

賞与の場合は、支給対象者全員に社長からの手紙が配布されるのですが、それもフォスターリンクさんに封入いただいています。

 

Q：実際にHR-Platform 給与計算代行をご利用いただいて、どのような効果を実感していらっしゃいますか？

 

横山：私は、アウトソーシングが軌道に乗ってから担当者になったのですが、今はまったく残業していません。

また、当社のスケジュールに合わせて締め日を設定いただいたり、早めに給与計算データをいただけたりすることもあり、余裕を持って処理できています。

 

当社は、コミッション制で給与が毎月変動しますし、工事関係の部署があるため深夜残業や休日出勤手当も発生します。

給与体系が複雑なので、「確認する時間がしっかり取れる」というところは、非常にありがたく感じています。

 

現在、社内で給与を担当しているのは私一人です。その体制で2〜3年経過していますが、大きなトラブルもなく運用できています。

逆に「何かあっても、フォスターリンクさんに連絡すればなんとかなる」という、大きな安心感を持っています。

佐藤：先ほどお話したように、社内で給与計算をしていた頃は私もサポートについていましたが、現在はほとんどノータッチです。

また、社会保険料についての変更があった場合も、即座に対応いただけるので、「やはり、プロの方にお願いして良かった」と感じています。

 

社会保険労務士の先生とのつながりができたことによって、今まで知らなかったような知識を得られたり、人事系の学びが増えたりもしています。

弊社からの無理な要望にも、柔軟に、正確に、そして迅速に対応いただけています。

本当に、私の中では、フォスターリンクさんの中に社員がもう一人いるような感覚ですね。

 

メモレベルの人事情報管理から、システムへ　マイナンバー管理もアウトソーシング

 

Q：2016年より、HR-Platform 人材管理もご利用いただいています。導入いただいたきっかけについて、教えてください。

 

佐藤：こちらは、給与計算代行とセットで導入したものです。

給与計算をアウトソーシングするためには、社員の人事情報データが必要です。

しかし、それまでの当社ではそれがデータ化されていませんでした。誰がいつ入社し、いつ部署が変わったとか、身上変更などの情報もすべて、人事担当者の手書きノートに記されているだけでした。

 

給与計算に使うこともそうですが、過去にさかのぼって、きちんとシステムで人事情報を管理したいという要望もあり導入を決めました。

 

現在は、身上変更があった場合、社員に紙の申請書を提出してもらっています。

それを、横山がHR-Platform 人材管理上に入力しています。

 

Q：2017年より、HR-Platform マイナンバー管理もご利用いただいています。

 

横山：社員のマイナンバー情報は、絶対に外部に漏らしてはいけないものです。

そのため、当社では社員のマイナンバーを紙で回収し、誰の目にも触れない状態で厳重に封をした上でフォスターリンクさんにお渡しし、管理いただいています。

こちらも、アウトソーシングの形をとっています。

 

Q：最後に、今後フォスターリンクと一緒に取り組みたい課題があれば、教えてください。

 

佐藤：やはり、人事情報の管理の部分です。HR-Platform 人材管理には、社員が直接身上変更について入力できる機能もあるのですが、弊社のルール作りの事情で、まだそこまで到達していません。

個人的には、例えばこの社員がいつ昇進したとか、そのあたりのことが一目で分かる人事ファイルができている状態がベストだと思っています。

今後は、フォスターリンクさんのお知恵もお借りしながら、そのあたりをうまく使えるようにできれば、と考えています。